Das Transparenzregister

- Neue Regelungen im Geldwäschegesetz, die nahezu jedes Unternehmen betreffen! -

Welcher Sinn und Zweck wird mit dem Transparenzregister verfolgt?
Das Transparenzregister soll seinem Namen gerecht werden und Transparenz in gesellschaftsrechtliche Strukturen bringen. Es dient dazu, wirtschaftskriminelle Handlungen zu erschweren und Gesellschaftskonstrukte nicht für illegale Zwecke auszunutzen.

Wer ist meldepflichtig?
Alle juristischen Personen des Privatrechts, also vor allem die GmbH und die Aktiengesellschaft, aber auch Stiftungen und alle Personengesellschaften – wie zum Beispiel die OHG und die KG – sowie Partnerschaftsgesellschaften, Genossenschaften und Vereine sind meldepflichtig.

Was ist meldepflichtig?
Meldepflichtige müssen einen Prozess einrichten, über den bestimmte Informationen an das zentrale Transparenzregister gemeldet werden. Inhalt der Information ist die Benennung des sog. wirtschaftlich Berechtigten mit Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter?
Der wirtschaftlich Berechtigte ist eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle das Unternehmen letztlich steht, oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung hin eine Transaktion letztlich ausgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Wirtschaftlich Berechtigter ist man in der Regel bereits ab Überschreitung einer Beteiligungsquote von 25 Prozent bzw. bei Kontrolle von mehr als 25 Prozent der Stimmrechte.

Können auch rechtsfähige Stiftungen oder Rechtsgestaltungen mit treuhänderischem Vermögen einen wirtschaftlich Berechtigten haben?
Ja. Hierzu zählen die Treugeber, Trustees, Stiftungsvorstände und Begünstigte sowie jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt.

Was passiert, wenn kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt worden ist oder Zweifel daran bestehen, dass die ermittelte Person tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter ist?
Dann gelten die gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner als wirtschaftlich Berechtigte.

Gibt es Ausnahmen von der Meldepflicht?
Ausnahmen in dem Sinne, dass bestimmte juristische Personen oder Personengesellschaften von der Meldepflicht ausgenommen sind, gibt es nicht.

Es gibt allerdings Fälle, bei denen von der Erfüllung der Meldepflicht ausgegangen werden kann, nämlich dann, wenn Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten bereits aus einem anderen öffentlich geführten Register hervorgehen.

Beispiele sind:

  1. Handelsregister
  2. Partnerschaftsregister
  3. Genossenschaftsregister
  4. Vereinsregister
  5. Unternehmensregister

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses in den vorgenannten Registern häufig nicht dargestellt werden, sodass die Meldepflicht nach dem Geldwäschegesetz nicht als erfüllt gilt.

Insbesondere, wenn eine Gesellschafterliste noch nicht den Vorgaben des neuen § 40 GmbHG entspricht, besteht Handlungsbedarf. Hier kommt es auf die Prüfung im Einzelfall an. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie Beratungsbedarf zu diesen Themen haben.

Wann sollte man reagieren?
Handlungsbedarf besteht insbesondere bei alten oder unvollständigen Gesellschafterlisten. § 40 GmbHG wurde mit Wirkung zum 26. Juni 2017 geändert. Alle ab diesem Tag erneuerten Gesellschafterlisten entsprechen häufig bereits den Vorgaben des Transparenzregisters, allerdings sollte auch hier eine Prüfung hinsichtlich der Angaben zur Beteiligungshöhe erfolgen. Ältere Gesellschafterlisten sind in jedem Fall zu überprüfen. Auch unvollständige und unrichtige Gesellschafterlisten sollten einer Prüfung unterzogen werden.

Grundsätzlich sind auch mittelbare Beteiligungen zu berücksichtigen. Es sollte daher überprüft werden, ob es Personen gibt, die über mehrere Zwischengesellschaften mittelbar 25 Prozent oder mehr Anteile des jeweiligen Unternehmens halten.

Meldepflichtige Unternehmen sind außerdem gut beraten, sich von ihren Gesellschaftern die wirtschaftlich Berechtigten benennen oder bestätigen zu lassen, dass kein wirtschaftlich Berechtigter existiert. Diese Angaben sollten unternehmensintern dokumentiert werden.

Die Meldung ist erfolgt – was nun?
Mit der Meldepflicht sind auch Aufbewahrungs- und Aktualisierungspflichten in Bezug auf die Informationen verbunden. Ändert sich eine der hinterlegten Informationen, ist die registerführende Stelle unverzüglich zu informieren. Diese Pflicht besteht unabhängig von anderen Registerpflichten. Es empfiehlt sich, die hinterlegten Informationen einmal jährlich auf Aktualität zu überprüfen.

Wer kann Einsicht in das Transparenzregister nehmen und wie hoch sind die Kosten?
Ein Einsichtsrecht besteht für Behörden zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben. Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz haben ein Einsichtsrecht, wenn dies zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten dient. Darüber hinaus kann jeder Einsicht nehmen, der ein berechtigtes Interesse darlegen kann. Deren Einsichtsrecht ist jedoch auf die Angaben zum Namen, Vornamen, Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland und die Art und den Umfang des wirtschaftlichen Interesses beschränkt.

Auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten kann das Einsichtsrecht teilweise oder vollständig beschränkt werden. Hierzu müssen überwiegend schutzwürdige Interessen des Berechtigten dargelegt werden.

Die Einsichtnahme ist nur nach vorheriger Onlineregistrierung des Nutzers möglich und kann zum Zwecke der Kontrolle protokolliert werden.

Jede Einsichtnahme löst den Gebührentatbestand des § 24 GwG aus. Die Höhe der Gebühren ist in der Transparenzregistergebührenverordnung festgelegt. Für eine Einsichtnahme fallen daher pro Dokument 4,50 Euro an, für einen Ausdruck 7,50 Euro.

Wie wird die Registrierung durchgeführt?
Für die Meldung ist eine elektronische Registrierung unter www.transparenzregister.de notwendig.

Die Registrierung erfolgt in 2 Schritten:

  1. Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse zur Basisregistrierung
  2. Angabe von Informationen über die Person bzw. das Unternehmen

Die Meldung der Informationen erfolgt ebenfalls in 2 Schritten:

  1. Anlage des Unternehmens als transparenzregisterpflichtige Rechtseinheit
  2. Angabe der Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten

Da die Möglichkeit von Falschmeldungen besteht, sollten die Eintragungen regelmäßig kontrolliert werden. Dazu ist ein sog. Abrufverfahren vorgesehen.

Drohen Strafen, wenn eine Meldung unterbleibt?
Verstöße gegen die Meldepflicht sind bußgeldbewehrt. Als Verstöße gelten die Nichtmeldung, die nicht rechtzeitige Meldung oder die unvollständige Meldung sowie die unterlassene Aktualisierung.

Es drohen für jeden Einzelfall Bußgelder von bis zu 100.000 Euro, bei qualifizierten Verstößen sogar bis zu 5 Mio. Euro oder 10 Prozent des Gesamtjahresumsatzes. Zuständige Verwaltungsbehörde für die Verhängung von Bußgeldern ist das Bundesverwaltungsamt mit Sitz in Köln.

Wer ist zuständig?
Das Bundesverwaltungsamt ist die registerführende Stelle. Auf der Homepage des Bundesverwaltungsamtes finden Sie weitergehende Hinweise zu allgemeinen Fragen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister.

www.bva.bund.de