Die 1-Prozent-Regelung darf man nur nutzen, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich gefahren wird, also zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Dabei wird 1 % vom Bruttolistenneupreis des Pkw als Grundlage für die Besteuerung angenommen. Dies ist insbesondere bei älteren Autos nachteilig, die nur noch einen niedrigen Restwert haben.
Die andere Methode ist das Führen eines Fahrtenbuches, um nachweisen zu können, wie viel man tatsächlich privat gefahren ist. Um ein Fahrtenbuch prüfungssicher zu führen, muss zwingend einiges beachtet werden. Bei fehlerhaften bzw. lückenhaften Angaben wird das Fahrtenbuch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt verworfen und der Eigenverbrauch wird nachversteuert. Ein Fahrtenbuch zu führen ist in folgenden Fällen vorteilhaft:
- der Firmenwagen wird nur wenig für Privatfahrten genutzt;
- der Firmenwagen ist bereits voll abgeschrieben;
- der Pkw wurde als Gebrauchtwagen (mit hohem Bruttolistenpreis) erworben;
- die laufenden Kosten sind niedrig.
In einem Fahrtenbuch wird zwischen drei Arten von Fahrten unterschieden:
- betriebliche Fahrten;
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb;
- Privatfahrten.
Dies zieht unterschiedliche Folgen nach sich:
- Kosten der betrieblichen Fahrten sind voll als Betriebsausgaben abziehbar;
- Kosten, die auf Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten entstanden sind, sind private Fahrten, die maximal bis zur Höhe der Entfernungspauschale (EUR 0,30 pro km) wie Betriebsausgaben abgezogen werden können (was darüber hinaus geht sind private Kosten);
- Kosten, die auf Privatfahrten entstanden sind, dürfen den Gewinn nicht mindern.
Angaben, die ein Fahrtenbuch unbedingt enthalten muss:
- Datum der Fahrt;
- Kilometerstand am Beginn der Fahrt;
- Kilometerstand am Ende der Fahrt;
- Reiseziel;
- bei Umwegen auch die Reiseroute;
- Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner;
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten: hier reicht ein kurzer Vermerk;
- bei Privatfahrten: Angabe der gefahrenen Kilometer, ohne Angabe von Reiseweg und Reisezweck.
Wie wird ein Fahrtenbuch richtig geführt?
- Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (als gebundenes Werk);
- Wird das Fahrtenbuch mit Hilfe eines EDV-Programms erstellt, müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen bzw. entsprechend dokumentiert sein;
- Die Aufzeichnungen müssen vollständig sein.
Fazit
Unternehmer, die ihren Firmenwagen sehr häufig zu privaten Fahrten nutzen, fahren mit der 1-Prozent-Regelung meist steuerlich günstiger als mit der Fahrtenbuchmethode. Auch für diejenigen, die genau wissen, dass sie die Disziplin nicht aufbringen, ein Fahrtenbuch laufend und zeitnah zu führen, ist die 1-Prozent-Regelung besser geeignet. Jedenfalls lohnt es sich, im Vorfeld einer Anschaffung/Leasing eines betrieblich genutzten Kfz steuerlichen Rat einzuholen.
