Checkliste zum Kassenkauf - So handeln Sie jetzt richtig

In Ihrem Unternehmen mit Kundenverkehr - ob Einzelhandelsgeschäft, gastronomischer Betrieb oder Taxiunternehmen - ist die Kasse der zentrale Umschlagplatz für den Tausch Ihrer Waren und Leistungen gegen Geld. Die Vorschriften im „Kassengesetz“ legen fest, welche Anforderungen eine Kasse erfüllen muss, insbesondere im Hinblick auf die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle und die Speicherung der Daten. Künftig soll jede Kasse über eine spezielle, offiziell zertifizierte elektronische Sicherheitsvorrichtung verfügen. Eine Kasse schafft man jedoch nicht alle Tage an. Damit Sie weiterhin handlungsfähig bleiben, finden Sie hier aktuelle Hinweise.

Ausgangslage

Augen auf beim Kassenkauf! Diese Information zeigt Ihnen, was Sie als Unternehmer bei der Anschaffung einer neuen Kasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

Denn: Alte und neue „Kassenrichtlinie“, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Möglichkeit der unangekündigten Kassennachschau sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt.

Nicht leichter machen es einem die Jahreszahlen:

2010 2015 2017 2018 2020 2022 2023

Welche Zahl ist für Sie wichtig? Nun, das hängt ganz von Ihrer Kaufabsicht ab!

Im Folgenden bzw. nochmals verdichtet in Form einer Checkliste finden Sie Antworten und  Handlungsempfehlungen in aller Kürze.  Die Checkliste finden Sie auch nochmals am Ende dieses Artikels.

Ziel

Diese Information bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht und hilft Ihnen bei Fragen, wenn Sie

  • gerade eine Kasse gekauft haben, die die aktuellen Anforderungen abdeckt, und beabsichtigen, diese auch nach 2019 einzusetzen, oder
  • in der nahen Zukunft eine Kasse kaufen und diese auch nach 2019 verwenden möchten.

So vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung, denn alle möglichen technischen Fallstricke haben Sie mit der Checkliste im Auge und können diese somit souverän umgehen.

Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick

3.1 Neue Kassenrichtlinie (seit 2010/2017)

Die neue Kassenrichtlinie wurde vom Bundesfinanzministerium am 26.11.2010 veröffentlicht. Sie heißt daher auch „Kassenrichtlinie 2010“ und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme (elektronische Regis-trierkassen, herstellergebundene Kassensysteme, PC-Kassensysteme), die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind bzw. noch werden und nicht aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes sind (vgl. Punkt 3.2). Kassen, die diese Anforderungen erfüllen, dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden (vgl. Punkt 3.3).

Die Anforderungen lauten in aller Kürze:

  • Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
  • Diese Daten sind unveränderlich abzulegen (z.B. auf einer internen Festplatte, einer SD-Karte oder einem sonstigen Speichermedium).
  • Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
  • Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.
  • Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nachträglich ohne Nachvollziehbarkeit verändert werden („Beleg-, Grundbuch- und Journalfunktion“).
  • Die gespeicherten Aufzeichnungen sind bei einer digitalen Betriebsprüfung vorzulegen. 

Dokumentiert werden muss also: „Wer hat wann was gekauft und wie bezahlt?“ Diese Frage sollten Sie sich stets stellen, wenn Sie einschätzen oder überprüfen wollen, ob Ihr Kassensystem konform eingesetzt wird.

Hinweis: Durch die neue Kassenrichtlinie wurde die alte Kassenrichtlinie vom 09.01.1996 mit einer Übergangsfrist bis zum 31.12.2016 abgelöst. Verbindlich ist die neue Kassenrichtlinie also seit dem 01.01.2017.

3.2 Kassengesetz (seit 2018/ab 2020)

3.2.1 Kassennachschau (seit 2018)

Durch das Kassengesetz von 2016 sind die Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau vorzunehmen.

Hinweis: Hier liegt bis zum 31.12.2019 noch der Fokus auf der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Einnahmen und Ausgaben.

Ab dem 01.01.2020 wird der Fokus dann verstärkt auf der ordnungsgemäßen Verwendung der dann einzusetzenden Aufzeichnungssysteme inklusive gültiger Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE; vgl. Punkt 3.2.2) liegen.

3.2.2 Weitere Neuregelungen (ab 2020)

Neben der Kassennachschau sieht das Kassengesetz vor allem Verschärfungen ab dem 01.01.2020 vor. Sinn und Zweck dieser neuen Sicherheitsauflagen ist, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen („digitale Grundaufzeichnungen“) zu erschweren. 

Denn aus Sicht der Finanzbehörden führt die vermehrt digitale Erfassung von Geschäftsvorfällen dazu, dass nachträgliche Manipulationen häufig erst viel später und nur mit erheblichem Aufwand festgestellt werden können.

Hinweis: Außerdem wurden mit dem Kassengesetz von 2016 die bereits seit dem 01.01.2015 gültigen GoBD auch gesetzlich festgeschrieben.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und deren Zertifizierung

Um modernen Manipulationsmethoden (z.B. Manipulationssoftware wie „Zapper“) keine Chance mehr zu lassen, muss ab dem 01.01.2020 eine zertifizierte TSE eingesetzt werden. Diese verhindert, dass eine „Schadsoftware“ im Kassensystem wirksam installiert und so die Umsätze manipulativ reduziert werden. Vereinfacht wird die TSE bei jedem Kassenvorgang aktiviert, sichert die zugehörigen Daten und speichert diese gesicherten Daten in einem einheitlichen Format ab. Das Finanzamt kann dann die geschützten Daten auf Vollständigkeit und Seriosität prüfen.

Hinweis: Nicht nur aufgrund der Kontrollen durch das Finanzamt sollte eine regelmäßige Datensicherung und Prüfung der Vollständigkeit der gesicherten Daten in Ihrem Unternehmen betrieblicher Standard sein!

Die Zertifizierung beschränkt sich auf die TSE und umfasst nicht die Kasse selbst oder die eingesetzte Kassensoftware.

Es werden drei Arten von aufzeichnungspflichtigen Vorgängen („steuerlich relevante Grundaufzeichnungen“) unterschieden:

  • Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auswirken, etwa Einnahmen und Ausgaben, die Entnahme von Waren oder Dienstleistungen sowie Warenrückgaben, Stornos oder Innenumsätze, aber auch Preisänderungen.
  • Technische Vorgänge sind solche, die konfigurationsbedingt anfallen können (z.B. das Setzen der Uhrzeit).
  • Andere Vorgänge sind beispielsweise Trainingsbuchungen für Übungszwecke.

Meldepflicht

Ab dem 01.01.2020 muss dem zuständigen Finanzamt außerdem die Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Aufzeichnungssysteme mitgeteilt werden. Beginn und Ende des Einsatzes im Unternehmen sind ebenso mitzuteilen wie die verwendete TSE. Erstmalig erfolgen muss diese Mitteilung bis zum 31.01.2020. Bei Änderungen wie Außerbetriebnahme oder Neuanschaffung ist dies innerhalb einer Monatsfrist mitzuteilen.

Belegausgabepflicht

Zusätzlich besteht bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ab dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf) beteiligten Kunden bzw. Käufer. Der Beleg ist elektronisch oder in Papierform zur Verfügung zu stellen. Eine Pflicht zur Mitnahme des Belegs vonseiten des Kunden bzw. Käufers besteht nicht.

Das Bundesministerium für Finanzen hat allerdings am 06. November 2019 die Frist für die technische Sicherheitseinrichtung um 9 Monate verlängert.

Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen. Zur Umsetzung einer flächendeckenden Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Hinweis: Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität kann ein Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht gestellt werden.

Zuwiderhandlungen gegen die genannten Regelungen zur TSE, deren Zertifizierung sowie gegen die Melde- und Belegausgabepflicht können empfindliche Sanktionen zur Folge haben.

Beispiel: Im Februar 2020 verwendet ein Unternehmer eine nicht ordnungsgemäße Kasse in seiner Filiale. Bei einer Kassennachschau wird dies beobachtet, dokumentiert und beanstandet. Das Finanzamt hat nun die Möglichkeit, eine Geldbuße in Höhe von bis zu 25.000 € festzusetzen.

3.3 Die Übergangsregelung

Elektronische Aufzeichnungssysteme, die

  • im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind bzw. werden und
  • die neue Kassenrichtlinie erfüllen,
  • nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben,

können noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.

Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue, den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes (vgl. Punkt 3.2.2) entsprechende Kasse einzusetzen.

Hinweis: Viele Kassenanbieter werben mit der Aussage, dass bei aktuellen Kassenkäufen eine Aufrüstbarkeit mit einer zertifizierten TSE gegeben ist. Lassen Sie sich diese Aussage schriftlich im Kaufvertrag fixieren!

Ab dem Jahr 2020 ist es sogar verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich in den Verkauf zu bringen, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können.

Anwendungsbereich

Die zuvor ausgeführten Regelungen und Fristen gelten für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme. Als solche gelten computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen.

Hinweis: Ausdrücklich nicht erfasst sind laut KassenSichV Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.